Jeden Tag kommen Anrufe, WhatsApp-Nachrichten, Instagram-DMs und E-Mails herein. Viele fragen nach einem Preis oder einem Termin und gehen zur Konkurrenz, wenn niemand antwortet oder nachfasst. Dieser Ratgeber zeigt, wie aus einem Gespräch mit einer einfachen Methode ein Kunde wird – und wie AkkaSignal das mit seiner Kunden-Pipeline umsetzt.
Warum gehen Kunden in Gesprächen verloren?
Vor allem aus drei Gründen: Es wird zu spät geantwortet, niemand weiß, wo jede Person steht, und es fehlt das Nachfassen. Eine Anfrage, die stundenlang wartet, kühlt ab; wer ein Angebot wollte und nichts mehr hörte, vergisst dich; und wenn jeder Kanal für sich läuft, hat niemand das ganze Bild.
Reicht es, schnell zu antworten?
Nein, aber es ist der erste Schritt. Eine sofortige Antwort verhindert, dass die Person abspringt; danach musst du sie bis zum Termin oder Kauf begleiten: einen Termin anbieten, daran erinnern und das Gespräch wieder aufnehmen, wenn es stockt.
Was passiert, wenn jeder Kanal für sich läuft?
Du verlierst den Faden. Schreibt jemand per Instagram und ruft dann an, weiß dein Team nicht, was besprochen wurde. Mit einem gemeinsamen Verlauf pro Kunde und einem Kontaktprofil bleibt alles beisammen.
Was ist eine Kunden-Pipeline und wofür ist sie gut?
Sie ordnet deine Kontakte danach, wo sie gerade stehen – von der ersten Nachricht bis sie Kunden werden. Sie sieht aus wie ein Kanban-Board: eine Spalte pro Phase und eine Karte pro Person. Die vollständige Definition steht im Glossar.
Welche Phasen sind sinnvoll?
Wenige und klare. AkkaSignal nutzt sechs: Neu, Kalt, Warm, Heiß, Kunde und Verloren. So siehst du auf einen Blick, wer sich gerade gemeldet hat, wer interessiert ist, wer einen Termin hat und wer schon Kunde ist.
Brauche ich ein vollständiges CRM?
Um Kunden zu betreuen und Termine abzuschließen, meist nicht. Ein vollständiges CRM lohnt sich bei großen Vertriebsteams und langen Verkaufszyklen. Nutzt du schon eins, ersetzt AkkaSignal es nicht: Die Anbindung läuft über API, Webhooks oder n8n.
Wie macht AkkaSignal aus Gesprächen Kunden?
Es antwortet, bucht und ordnet. Der Multichannel-KI-Agent antwortet per Telefon, WhatsApp, Instagram und E-Mail, bietet freie Zeiten aus deinem Kalender an und bucht den Termin. Jede Person erscheint als Karte in der Kunden-Pipeline, die in allen Plänen enthalten ist.
Was zeigt jede Karte?
- Name und Telefonnummer oder E-Mail.
- Kanäle der Gespräche: Telefon, WhatsApp, Instagram und E-Mail.
- Letzte Nachricht und wie lange sie her ist.
- Nächster Termin, offene Aufgaben, Tags und geschätzter Wert.
Jede Spalte zeigt, wie viele Kontakte sie enthält, und die Summe des geschätzten Werts. Karten verschiebst du per Drag-and-drop, über „Verschieben nach…“ oder mit der Tastatur, und du filterst nach Text, Agent, Kanal, Tag oder offener Aufgabe.
Ändert der Agent die Phase selbst?
Ja, mit Bedacht. Bucht er einen Termin, wechselt der Kontakt zu Heiß (wenn er in Neu, Kalt oder Warm war); ist die Anzahlung bezahlt, wechselt er zu Kunde. Er verschiebt nie jemanden zurück, rührt Kunde und Verloren nicht an und lässt eine Phase stehen, die jemand aus deinem Team in den letzten 7 Tagen geändert hat. Jede automatische Änderung wird protokolliert.
Was steht im Kontaktprofil?
Die bearbeitbaren Daten (Name, Telefon, E-Mail, Phase, geschätzter Wert, Tags und Notizen), die Aufgaben, die vom Agenten erfassten Daten und ein Verlauf mit Gesprächen, Terminen, Anzahlungen und Phasenwechseln. Von dort öffnest du das Gespräch, legst einen Termin an oder markierst den Kontakt als Kunde oder Verloren.
Wie fasse ich nach, ohne jemanden zu vergessen?
Mit Aufgaben. Lege im Profil eine Aufgabe mit Datum an, zum Beispiel „anrufen und Angebot bestätigen“. Die Aufgaben sind in Überfällig, Heute und Demnächst gruppiert, das Menü zeigt einen Zähler der offenen Aufgaben und die Startseite listet die Aufgaben für heute.
Wenn du es automatisieren willst, können Phasenwechsel Workflows auslösen (zum Beispiel eine Nachfass-Nachricht) und den Webhook contact.stage_changed, um andere Tools zu benachrichtigen.
Wo fange ich an?
- Verbinde deine Kanäle: Telefon, WhatsApp, Instagram und E-Mail.
- Lass den Agenten mit den Informationen deines Unternehmens antworten und buchen.
- Schau täglich in die Pipeline und lege Aufgaben für alle an, bei denen du nachfassen musst.
Vergleiche die Pläne auf der Preisseite und starte den Test unter Jetzt starten: 7 Tage kostenlos mit Karte · Abbuchung an Tag 8 · jederzeit kündbar.